Gestion administrative et financière du projet

Gestion administrative et financière du projet – Les actions F

         La coordination administrative et la gestion financière du projet est assurée par le CEN Rhône-Alpes en relation étroite avec les 4 bénéficiaires associés : le CEN PACA, le SMGG, le CEN Corse et le MINARM.

Pendant les 4 premières années, nous avons demandé un bilan administratif et financier à nos partenaires tous les 6 mois avec un arrêt des comptes les 30 avril et 30 septembre de chaque année. Cette organisation nous permet de piloter au mieux les dépenses du projet et de faire régulièrement les demandes auprès des financeurs hors UE (MINARM, DREAL Corse, DREAL Occitanie).

A chaque remontée de dépenses, le CEN Rhône-Alpes vérifie l’ensemble des pièces transmises et accompagne chaque partenaires en fonction des besoins. Des notes de cadrages sont régulièrement transmises.

La dernière année, trois remontées de dépenses ont été réalisées, la première au 30/04/2017, la seconde au 31/08/2017 et la troisième au 31/12/2017, ce qui nous a permis d’avoir une visibilité plus précise de la consommation des budgets de chaque bénéficiaire afin de terminer au mieux le projet.

Le projet s’est terminé le 31/12/2017, le dernier bilan financier a été demandé aux bénéficiaires associés fin janvier 2018, tous les justificatifs ont pu être réunis.

Toutes les demandes de solde auprès des co-financeurs (MINARM, DREAL Corse et DREAL Occitanie) ont été faites début mars 2018.

Les reversements auprès des bénéficiaires associés ont été réalisés au pro rata des dépenses réalisées et en conformité avec les conventions signées en début de projet.

Un cabinet d'audit spécialisé pour accompagner le bénéficiaire principal

Afin de répondre au mieux aux demandes de l’UE et d’accompagner ses partenaires, le CEN Rhône-Alpes a souhaité se faire accompagner par un cabinet d’audit spécialisé. Ils assurent un contrôle continu du projet et ont un rôle pédagogique auprès de l’ensemble du partenariat. Ils sont intervenus en 3 phases : Juin 2014, 13 et 14 juin 2016 et les 12 et 19 février 2018.

Les rapports envoyés à la commission

Six rapports ont été rédigés pour la Commission Européenne : un rapport de démarrage envoyé en juin 2013, un rapport d’avancement en juin 2014, juin 2016 et juin 2017. Le rapport à mi-parcours envoyé en décembre 2014. Ce dernier a fait l’objet d’un second versement de la part de la Commission. Le présent rapport est le rapport final qui clôt le projet.

Sur cette période, nous avons réalisé une demande de prolongation du projet jusqu’à fin 2017, notamment à cause des retards pris dans le traitement du risque pyrotechnique sur le camp des Garrigues. Elle a été acceptée. Cela a modifié le nombre de rapport intermédiaire mais aussi les conventions qui lient le CEN RA aux partenaires associés. Elles ont été modifiées.

Visite de l'équipe externe et de la commission européenne

Nous accompagnons les bénéficiaires associés dans l’organisation des visites de l’équipe externe et de la Commission européenne.

Par exemple, à Chambaran, nous avons eu la visite du bureau d’études Astrale (Oréade Brèche) le 21/11/2016 pour faire le bilan des actions du projet au Quartier Général Frère à Lyon et le lendemain pour visiter le camp de Chambaran le matin. Comme à chaque visite, nous profitons du regroupement de tous les partenaires pour réaliser un comité de pilotage du projet (ici, l’après-midi du 22 novembre).

A partir du diaporama qui fait le bilan de l’avancée de chaque action, c’est l’occasion de répondre aux différentes interrogations de l’auditrice.

Coordination du projet

Les comités de pilotages ont été plus nombreux qu’annoncé dans le dossier de candidature : un par an puis 3 la dernière année, soit 8 au total. La participation des DREAL et des représentants des sites militaires était systématiquement sollicitée.

Puis nous avons organisé des réunions plutôt en bi latéral avec le CEN PACA, le CEN Corse, le SMGG et l’Etat Major de Lyon pour coordonner les différents partenaires, au plus près de leurs besoins et des exigences du projet Life. Pour des raisons de limitation des déplacements les entretiens téléphoniques et via les outils comme teamviewer et skype ont été privilégiés.

Enfin, des réunions locales au niveau de chaque site ont permis de coordonner les actions au niveau du camp militaire.

 

Bilan et produits de la coordination administrative 
  • Les conventions partenariales signées
  • Une note de cadrage pour aider à la ‘rédaction’ des mémoires financiers
  • Une note de cadrage sur les procédures de passation de marché
  • Les conventions d’attribution des subventions
  • Production de tableaux de suivi financier pour les partenaires
  • Une coordination administrative et financière avec un bilan tous les 6 mois
  • Trois interventions du cabinet Ohayon
  • Demande de prolongation
  • 8 Comités de pilotage
  • Six rapports rédigés pour la Commission Européenne 
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